みなさま、日々お疲れ様です！大窪です！
今回は、“業務効率化”をテーマとしました。
「このフロー、自動化しました」
「このチェック、スプレッドシートで管理するようにしました」
日々の現場では、業務効率化を目的とした取り組みがあちこちで行われています。
でも、少し立ち止まって考えてみませんか？
その“効率化”、業務全体で見たときに、本当にプラスになっていますか？
そして、導入後に“本当に効率化できているか”を、きちんと検証できていますか？ 🧭
局所的な効率化が“逆効果”になるとき
たとえば──
あるチームで、進捗確認のためにスプレッドシートを使った入力管理を始めたとします。
一見すると便利そうですが、他チームとのやり取りのために別フォーマットに転記が必要だったり、記入ルールが人によってバラついていたりすると、「確認の手間が増えただけ」という事態にもなりかねません 😓
このような「部分最適」は、目の前の業務だけを見ると“効率化”に見えます。
しかし、結果として他工程に負荷がかかったり、連携が乱れたりしているようであれば、業務全体ではむしろ“非効率”になっている可能性もあります。
そしてここで重要なのが、効率化の取り組みを導入した後の検証です 🔍
せっかく改善策を導入しても、「やったつもり」で終わってしまえば、意味がありません。
「全体を見渡す」意識が必要
私たちエンジニアは、目の前の処理やフローをどう効率化するかに注力しがちです。
ですが、「業務」はひとつの流れであり、前後の工程・関係者・目的とつながっています 🔄
たとえば以下のような点は、効率化を考える上で見落としがちです：
- その改善で、他の誰かに余計な手間がかかっていないか？
- 別の作業と重複していないか？
- 習熟や運用が複雑になっていないか？
- 改善したつもりでも、以前よりミスが増えていないか？ ⚠️
こうした“全体のつながり”に加えて、実施後の効果検証が欠かせません。
「実際に負荷が減ったか？」「想定した成果につながっているか？」を確認するプロセスが、改善を“活きたもの”にするカギです。
業務効率化の3つの落とし穴
ここで、業務効率化の現場でよくある落とし穴を3つ紹介します。
1. 属人化している
「Aさんが使いこなしているから大丈夫」という状態は、非常に危険です 🧠
引き継ぎや教育の際に大きなボトルネックとなり、結果的に“非効率”になります。
2. 見た目の効率だけを追っている
「操作手順が短くなった」「入力数が減った」といった表面的な変化に注目しすぎると、
その裏で別の工数が増えている可能性に気づけません 👀
3. 目的が不明瞭
改善の目的が「なんとなく手間を減らしたい」だけでは、手段が先行しがちです。
「品質を安定させる」「属人化を防ぐ」「全体最適を実現する」といった本来の目的が明確であってこそ、意味のある効率化になります 🎯
これらのリスクを回避するためにも、改善後に客観的な観点で振り返る仕組みを組み込むことが有効です。
私が現場で意識していること
SESとして現場に入り、改善提案を求められる場面は少なくありません。
そのときに私が大切にしているのは、「個別ではなく業務全体を見渡す」という視点です 🧩
- どこで情報が生まれ、どこで使われ、どこで滞っているか？
- 提案しようとしている改善が、他の工程に悪影響を与えないか？
- その業務、そもそも不要ではないか？
- 改善策が現場でちゃんと活用されているか？ 📊
そしてもうひとつ、近年特に重視しているのが「導入後の検証」です。
やりっぱなしではなく、「現場で本当に定着したのか」「手戻りが発生していないか」などを追っていくことで、改善の質を高められると感じています。
まとめ：業務全体と“その後”まで見てこそ、本当の効率化
- 一部を変えても、全体が滞れば意味がない
- 効率化は「やること」よりも、「やった後にどうなったか」が大事
- ゴールは“ラクする”ことではなく、“成果を出しやすくすること” 💡
効率化を語るなら、全体の視点とその後の検証は欠かせません。
ぜひ、こう問いかけてみてください。
「その改善、本当に業務全体にとってプラスか？」
「そのあと、ちゃんと効果を検証できているか？」
この2つを考えるだけでも、改善の質は一段階レベルアップするはずです 🚀
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